Baross Csongor, A.T. Kearney
Az állam, teljesen természetes módon, működéséhez fenntart egy sor hivatalt, intézményt sőt, tulajdonában gazdasági társaságok is találhatók. Ezek alaptevékenysége fontos az állam számára, ezért működtetésükhöz támogatott körülményeket teremt. Az viszont már nem természetes, hogy az állami szervezetek és vállalatok gyakran párhuzamosan végzik ezeket a tevékenységeiket, nem beszélve a háttértevékenységekről (informatika, emberierőforrás-kezelés stb.), amelyek hatékonysága és takarékossága is sokszor erősen megkérdőjelezhető.
Jogos elvárás tehát az összes párhuzamosság megszüntetése például központi szolgáltatások nyújtásával vagy központosított beszerzéssel – hangoztatja Baross Csongor, az A.T. Kearney magyarországi kormányzati tanácsadási üzletágának vezetője.
Szerepet kiemelni
A cég korábbi tanulmányai szerint kormányzati, önkormányzati és állami vállalati körökben világszerte egyre inkább elfogadott, hogy egy központi szolgáltató intézmény végezze a háttértevékenységeket.
A központi szolgáltatások alkalmazásának legfontosabb mozgatórúgója ma a költségcsökkentés és optimalizálás, hiszen általa több mint 20 százalékkal lehet növelni a hatékonyságot – ennek elérése összetett, így koordinált programot igényel. A központi kormányzati szolgáltatások megalapozásában egyidejűleg kiemelt szerepet játszik az informatika és telekommunikáció, sőt a jövőben a magasabb informatikai elterjedtség és az új technológiai lehetőségek lesznek a fejlesztések mozgatórúgói.
A központi szolgáltatások modellje több területen segíti az azt alkalmazó intézmények hatékony működését. Bővül a bevételi lehetőség, ugyanis az intézmények külső szereplőknek is szolgáltathatnak, emellett a központi szolgáltatás kiszervezhető. Növekedhet a szolgáltatás színvonala is, mivel az intézmény(ek) belső legjobb gyakorlata elérhető lesz mindenki számára, az iparági legjobb gyakorlatok pedig gyorsan bevezethetők. A gyorsabb kiszolgálást és ügykezelést szabványos, de variálható szolgáltatáscsomagok segíthetik elő.
Mindezzel tőke szabadítható fel, mivel a központosított modell kevesebb fizikai helyet, ingatlant igényel, továbbá a standardizált eszközökkel csökken a beruházási igény.
Megtakarítani
Azonos színvonalú szolgáltatás esetén 20–35 százalékkal csökkenhetnek a működési költségek. A 2010-es költségvetés a központi szervek működtetésére mintegy 4 ezer milliárd forintot irányoz elő; ebből konzervatív becslések szerint 100 milliárd, reális tervek szerint akár 250 milliárd forint feletti hatékonyságjavulás is elérhető. Mérséklődnek ugyanis a személyi juttatások és a munkaadói járulékok, a dologi és egyéb kiadások, nő ugyanakkor a beruházások hatékonysága.
A központi szolgáltatási modellel az értékesítési, az általános és az adminisztratív tevékenységek ügyfélorientált szervezetbe kerülhetnek át. Célja értelemszerűen az, hogy megfeleljen az ügyfél elvárásainak és igényeinek, illetve mérje az elégedettséget és célirányos javító intézkedésekkel reagáljon, s eközben teljesítményhez kapcsolódó intézkedéseket és ösztönzőket adjon.
A központi szolgáltató képes vállalati és üzletági szinten szegmentálni a belső ügyfeleket, s ezek igényeihez igazítja a támogatást. Megszünteti továbbá az üzleti egységek közti párhuzamokat, külső beszállítók segítségével biztosítja a költségek versenyképességét, s kialakítja a legjobb gyakorlatot. A szolgáltatások költségeiért viszont az üzleti egységek felelnek.
Vetési Iván, miniszteri biztos
Fontos tapasztalat, hogy a központi szolgáltatások kialakítása során a legnagyobb változást nem is a szolgáltató, hanem az igénylő oldalon kell véghezvinni. Amíg korábban az adott szervezet maga végezte el a feladatot, ezentúl ezt jól megfogalmazott igény formájában fogja megrendelni a szolgáltatótól. Garancia szükséges arra vonatkozóan, hogy a szolgáltatás megfelelő színvonalú lesz, illetve be kell építeni azokat a rugalmasságot adó elemeket, amelyekkel mindkét fél számára elfogadható módon lehet változtatni a folyamatokon a szolgáltatási kapcsolatok fenntartása mellett.
Nem pazarolni
Intézményi szinten a költségvetés tervezése nagyon egyszerűen működött: adva volt az állami támogatás mértéke s a szerződött állomány a feladatok ellátásához; a kettő különbözete adja ki a saját bevételt. Ezzel nem történik fedezet nélküli kötelezettségvállalás, viszont ez okozza a hatalmas hiányok kialakulását – mutat rá Vetési Iván, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalához (KEK KH) kinevezett miniszteri biztos. Ezt jól illusztrálja a KEK KH esete is: a hivatal az állampolgári okmányok előállításához és kiállításához fix összeget kap, függetlenül az okmányok darabszámától. A költséghatékonyság eléréséhez szemléletváltásra van szükség a kormányzatban, hiszen lényegében tudott, hol folyik pazarlás.
A költségtakarékosság mellett polgárbarát szolgáltatásokat kell bevezetni, akár a központi szolgáltatások keretében. A kettő között talán ellentmondást lehet látni, de ez csak látszólagos, ugyanis a jó állam koncepciója tartalmazza az állami hivatalok összevonását, a szolgáltatások pedig egy úgynevezett kormányablakon keresztül lesznek elérhetők. Előbb azonban meg kell alakulniuk a megyei kormányhivataloknak, s ki kell dolgozni a menetrendet arra is, hogy 2013-ig minden ügyet egy ablakon át tudjanak intézni az állampolgárok. Ma ugyanis például egy lakcímváltozás esetén számtalan állami hivatalt kell felkeresni, az okmányirodától kezdve az OEP-en át az ONYF-ig. Mindez egyúttal pazarlás is, de nemcsak az állampolgár idejével, hanem az állam pénzével is: minden egyes intézményben ugyanarra a célra kell fenntartani adminisztrációs munkaerőt, irodát, informatikai rendszert stb.
Célszerű lenne a rendszer kialakítása során a személyes megjelenést nem igénylő 7×24 órában rendelkezésre álló elektronikus ügyintézés párhuzamos továbbfejlesztése is – hívja fel a figyelmet Oláh István, a Kopint-Datorg vezérigazgató-helyettese. Ekkor az állampolgár még erre a kevés helyre sem menne el. Ahhoz azonban, hogy a fizikai kormányzati kapuból virtuális legyen, szükséges, hogy az összes hivatal belső rendszere összekapcsolható legyen a központi rendszeren keresztül. Az egységesítést és központosítást viszont hátráltatja az egységes azonosítási megoldás hiánya. Jelenleg az igazgatási szakrendszerek jogszabályi alapon történő összekapcsolása során a különböző hatóságok a saját igazgatásszervezési gyakorlatukban használt kulcsadatok alapján vezérlik a támogató informatikai rendszereiket. Ebből következőleg a 10 millió magyar állampolgár törzsadatait a különböző rendszerekben közel 17 különféle logikai struktúrában tarják nyilván külön-külön.
Vahl Tamás, Nav N Go
Visszavenni
A szolgáltatások kapcsán beszélni kell a kiszervezésről is – folytatja Vetési Iván. Az elmúlt időszakban számos olyan tevékenységet szervezett ki a kormány, amely vagy nem volt időszerű, vagy nem lehetett racionális okokkal magyarázni a kiszervezést. Ezért meg kell gondolni a kiszervezett állami alapfeladatok „visszaszervezését” (insourcing), a maradék szolgáltatások nyújtására pedig meg kell versenyeztetni az üzleti szférát.
A maradékhoz tartozhat az informatika egy része is, ám itt is szelektálni kell: például az állam szempontjából érzékeny alkalmazások fejlesztését, üzemeltetését mindenképpen házon belül kell tartani. Úgyszintén meg kell gondolni a rendszerfejlesztések kiszervezését; nem szerencsés ugyanis, ha például egy személyi nyilvántartó adatbázis és szervere egy cég tulajdonában van.
Vannak tehát tartalékok az állam működésében, ám a takarékoskodást úgy kell megvalósítani, hogy közben fejlesztik mindazokat a köz javát szolgáló és a hatékonyságot növelő állami szolgáltatásokat, amelyek fejlesztése eddig elmaradt.
Összevonni
Arról, hogy miként lehet hatékony szolgáltatásokkal csökkenteni az állami kiadásokat akár állami intézmények, akár állami vagy önkormányzati vállalatok esetében, több referencia is létezik a világban – veszi át a szót Vahl Tamás, a Nav N Go ügyvezető igazgatója, egyben a Magyar–Német Ipari és Kereskedelmi Kamara elnöke. Ezek a megoldások, mivel szabványosak, többségükben bárhol alkalmazhatók.
Nem megijedni |
Eddig azért is következhettek be párhuzamos fejlesztések az államigazgatásban, mert a különböző kedvezményezetteknek más minisztérium, felügyeleti hatóság volt a gazdájuk. Ezért a pénzügyek legfőbb őrének számító Nemzetgazdasági Minisztériumnak (NGM) jogos az igénye, hogy átláthatók legyenek az egyes költségvetési fejezetekben tervezett informatikai fejlesztések – fogalmaz Csizmadia Attila, az NGM szakmai tanácsadója. Olyannyira, hogy amelyik költségvetési intézmény tervez informatikai beruházást, annak be kell mutatnia a terveket a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnak – ezzel nemcsak a párhuzamosságok küszöbölhetők ki, de elejét lehet venni a központi fejlesztési koncepcióba nem illeszkedő egyéni elképzeléseknek is.
Az egyszerűsítést, ésszerűsítést és hatékonyságnövelést egyébként nem pusztán a kormányzati szándék és az állampolgárok komfortérzetének növelése indokolja, kikényszeríti a finanszírozás hiánya is. Attól nem kell tartani, hogy a fontos, új fejlesztésekre nem jut forrás. |
Ezekben az eljárásokban óriási megtakarítási potenciál rejtőzik, de jelenleg ez, sajnos, kevesekben tudatosul. Pedig ha megvizsgáljuk egy bevezetési projekt teljes költségének az összetételét, észrevehetjük, hogy a kiadások 70-80 százaléka a szorosabban vett bevezetési tevékenységre fordítódik, s csak kisebb része hardverre, szoftverre stb. A tevékenység ugyanakkor az alaprendszerek, folyamatok megtervezését, kialakítását jelenti. Ebben az előkészítésnek ugyancsak körülbelül 70 százalék a része.
Ha a párhuzamosságok megszüntetésére törekszünk, akkor az azonos projekteket, de legalábbis a projektek azonos részét össze lehetne vonni az állami intézményeknél és vállalatoknál, s ezzel, mondjuk,10 vállalat esetében meg lehetne takarítani a projekt teljes költségének mintegy felét.
A projektek folyamatában további költség, ha mindenki egyesével vásárolja meg ugyanazt a szoftvert, holott közös beszerzéssel körülbelül 10 százalékot lehetne megtakarítani – nem beszélve az egyesével végzett frissítésekről. S mindehhez még hozzájöhet az a megtakarítás, amelyet az infrastruktúra összevont üzemeltetése eredményezne.
Dr. Szász Péter,
Zalaszám Informatika Kft.
Ezeket mindeddig teljes mértékben figyelmen kívül hagyta minden eddigi kormány, beleértve az önkormányzatokat is. Nehezítette a dolgot, hogy a szóban forgó intézmények, vállalatok különböző pártok, minisztériumok fennhatósága alatt és szétforgácsolt érdekei szerint működtek.
Tisztázni
A hatékonyság növelése és a költségek csökkentése a közigazgatásban nem megy a feladatok pontos azonosítása és elhatárolása nélkül. Az állam csak egyik része a közigazgatásnak, a helyi igazgatás az önkormányzatok feladata. Ugyanakkor az is igaz, hogy az önkormányzatok hatáskörébe utalt teendőknek mintegy háromnegyede valójában állami feladat – fejtegeti Szász Péter, a Zalaszám Informatika ügyvezető igazgatója. Ezért a kormány leendő stratégiájának abból kellene kiindulnia, hogy mik lesznek azok a feladatok, amelyeket közszolgáltatásként, illetve amelyeket hatósági feladatként kell ellátni. S ha ez kiderült, a hatósági feladatokat vissza kell adni az államnak.
A közszolgáltatások két részre: központira és helyire oszthatók, s ezek forrásai is értelemszerűen központiak és helyiek. Egy ily módon összeálló feladatlistának az elmúlt 15-20 évben számtalanszor „nekifutottak”, de mindannyiszor felbuktak.
A feladatlistát követően a működési modellt kell felállítani, amihez egyszerűbb jogi háttér szükséges, hisz a jelenlegi vonatkozó jogszabályok mintegy 40 százaléka felesleges. Ezek után ki kell dolgozni az egységes eljárásrendet, majd jöhet a technológiai háttér szabványosítása. Ezek eredményeképpen – ellentétben a jelenlegi helyzettel – ugyanazt az eljárást mindenütt ugyanúgy fogják lefolytatni, időt és pénzt takarítva meg.
